Comment s'organiser quand on est DDFPT?

Pour répondre à la question, je vous invite à lire le livre de David Allen "s'organiser pour réussir" avec la méthode GTD* ou l'art de l'efficacité sans le stress est une méthode qui permet d'accroitre vos capacités d'organisation (voir ci-dessous). 

Sinon, vous pouvez utiliser des outils afin d'améliorer la gestion de votre temps, il parait qu'une meilleure organisation personnelle permettrait de gagner jusqu'à 30% de productivité. 

Voici quatre outils sélectionnés visant à mieux s'organiser:

Outil N°1: Les voleurs de temps 

On appelle " Voleur de temps " toute sollicitation ou demande qui n'est pas en cohérence avec les priorités ou les missions qu'on s'est fixées ou qu'on nous a fixées. Toute personne ou toute situation qui nous éloigne de nos priorités représente un voleur de temps potentiel.

Pour gagner du temps une des première démarches doit consister à identifier les moments ou vous en perdez, pour ceci réfléchissez à ce que vous faites et à ce que vous devez changer. Exemple, choisissez dans votre agenda une journée type au cours de laquelle vous avez différentes tâches à accomplir. Notez (sous forme d'un tableau) chaque tâche avec les durées, si vous avez été interrompu et également par qui. Ensuite analysez comment vous avez employé votre temps et ce que vous pouvez donc améliorer.

Outil N°2: La matrice  d'Eisenhower urgent/important

La matrice d'Eisenhower est également connue sous le nom de matrice de gestion du temps, Eisenhower Box et matrice urgence/importance. Cet outil aide à classer les tâches en quatre catégories : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à supprimer.

La matrice comprend donc quatre zones :

• zone 1 : activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même 

• zone 2 : activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même 

• zone 3 : activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer dans la mesure du possible

• Zone 4 : activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à supprimer.

  Pour l'utiliser lister vos objectifs et tâches de la semaine (sous forme d'un tableau) et indiquer en face votre priorité correspondant à la   matrice (Zone 1, 2, 3 ou 4). Ne confondez pas l'urgent et l'important; Plus une tâche est essentielle à votre travail, plus elle est     importante. Ensuite commencer toujours à réaliser en début de matinée vos taches "importantes et urgentes" en les réduisant autant que possible. Et à retenir que les tâches importantes et peu urgentes doivent être priorisées et représenter au moins 2/3 de votre charge de travail quotidienne.

Outil N°3: La planification

La planification est l'organisation selon un plan. C'est un processus volontariste de fixation d'objectifs, suivi d'une détermination des   moyens et des ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs selon un calendrier donnant les étapes à franchir.   Cet outil permet de recenser vos rendez vous et vos principales activités de la semaine, il offre une vision d'ensemble qui permet de   réaliser des arbitrages dans l'attribution de son temps.

  Je vous conseille d'utiliser un agenda pour planifier correctement vos semaines et de prendre du temps pour préparer votre planification. Idéalement réaliser cette tache une semaine avant, dans un ordre bien précis:

• Reporter d'une semaine sur l'autre vos "rituels". (Evénements récurrents comme par exemple: vos réunions de direction).

• Indiquer ensuite tous vos rendez vous en face à face et téléphonique aussi dans votre établissement, qu'en externe.

• Lister vos activités incontournables de la semaine et attribuez leur un ou plusieurs créneaux à chacune.

• N'oubliez pas de vous positionnez des rendez vous avec vous même (en les repérant éventuellement avec une couleur) pour bénéficier de plage de travail ininterrompues à forte productivité. (Si possible en matinée car plus productif).

Les créneaux disponibles restants vous indiquent le temps dont vous disposez réellement sur la semaine pour réaliser votre liste des taches (outil N°2).

Ne pas oublier de vous Prévoir du temps avant et après chaque créneau réservé pour préparer et débriefer. (Environs 15min)

Outil N°4: Le traitement de la mailingite

Une " mailingite "  (d'après Laurent Lagarde) est un stress qui s'accompagne d'un comportement quasi-compulsif où l'on va vérifier plusieurs dizaines de fois par jour sa boîte de réception de peur d'avoir 50 e-mails non lus en fin de journée.

En effet, lorsque trop d'e-mails s'accumulent dans votre boîte de réception et que vous vous sentez débordé, il est judicieux d'utiliser cet outil:

• Limiter l'ouverture de vos messages lors d'activités ou tâches importantes afin de ne pas vous déconcentrer. 

• Instaurez un temps “e-mail” dans votre agenda; Fixer des créneaux journaliers pour traiter vos mails : des plages horaires durant lesquelles vous les traitez d’un coup (il n’y a rien de plus contre-productif que de répondre aux mails dès leur réception). Le matin (avant 11H), par exemple, est un bon moment pour affecter une priorité de traitement à chaque email reçu. Oubliez par contre le vendredi à 18h30 car c’est le meilleur moyen de s’angoisser inutilement avant le week-end ! Dans l'idéal, vérifiez votre boite mail maximum deux fois par jour et surtout ne commencez jamais votre journée en vérifiant votre boite de réception. 

• Filtrer vos messages, en créant votre propre “charte” par exemple un code couleur  permettant de classer vos e-mails en plusieurs catégories : les e-mails non lus,  les e-mails prioritaires (à traiter d'urgence),  les e-mails à traiter dans la semaine et les e-mails non urgents,... Pour ceci, vous pouvez utiliser les règles de filtrage de votre messagerie. 

• Consulter ensuite vos messages que si vous n'avez le temps de les traiter. Sinon vous perdez du temps, vous obligeant ensuite à devoir le relire pour déterminer ce que vous allez en faire.

• Traiter vos e-mails afin d'éliminer le maximum de messages de votre boîte de réception pour n'y conserver que l'urgent et l'important, qui devront être traités dans la journée. Tous les autres doivent être déplacés ou filtrés.

Un dernier conseil est d'essayer d'utiliser la même “charte” par l'ensemble du personnels de votre établissement; Par exemple encouragez les personnes avec lesquelles vous travaillez à partager des règles simples d'efficacité,  comme 1 e-mail = 1 objet explicite, également dans la rubrique "objet" indiquer devant l'objet les termes:  "important et urgent", "important et peu urgent", "urgent mais peu important", "peu urgent et peu important", ...(cf outil N°2) --  Pour aller plus loin..

Comment organiser un salon ou un forum en tant que DDFPT?

Pour réussir un salon ou un forum, il importe d’être le plus minutieux possible et d’avoir un sens aiguisé de l’organisation. Commencez toujours par établir une liste des taches à réaliser, pour ceci je vous propose une check list (liste non exhaustive) du matériels et des fournitures à prévoir pour l’installation de votre stand; (Matériels à prévoir pour l’installation du stand): Banner ou kakémono, Affiche "lycée-section", Etagères, Présentoirs, Chaises,Petites tables, Charriot pliable,Rallonge électrique, PC portable et/ou tablette, clés USB ,Vidéos, Diapo, Vidéo projecteur, Ecran ou VP et de l'Eclairage. (Documentation à prévoir sur le stand ) Plaquettes, Brochures, Flyers et Affiche Portes Ouvertes. (Fournitures à prévoir sur le stand): Badges, Rouleau adhésif, Punaises, Patafix, Crayon, stylos, Post-it, Scotchs, Agrafeuses et agrafes, Crochets, Cahiers pour les prises de note, Trousse à outils, Chiffons, Sacs poubelle, Pack d'eau + gobelets...                                 Le salon professionnel ne se prépare pas uniquement en amont. C’est aussi pendant et après le salon qu’il est important d’avoir le matériel adéquat et d’assurer un suivi, donc n'oubliez pas de faire un inventaire du matériels et documentations à commander pour vos prochains salons.

*Pouvez vous nous expliquer en quoi consiste cette méthode GTD?

Oui, Getting Things Done (GTD) est une méthode populaire pour améliorer la productivité et gérer les tâches quotidiennes.  Créée par David Allen, cette méthode encourage les individus à capturer toutes leurs idées et tâches, à les organiser et à les traiter de manière efficace. La méthode GTD vise à aider les gens à se concentrer sur ce qui est important, à réduire le stress et à accroître la créativité.

La méthode GTD repose sur cinq étapes clés : capturer, clarifier, organiser, réviser et faire. La première étape consiste à capturer toutes les idées et les tâches qui viennent à l'esprit, en les notant dans un système fiable. La deuxième étape consiste à clarifier ce qui est important et à déterminer les actions nécessaires pour atteindre les objectifs. La troisième étape consiste à organiser les tâches en utilisant des outils tels que des listes de tâches, des calendriers et des dossiers. La quatrième étape consiste à réviser régulièrement les tâches pour s'assurer qu'elles sont toujours pertinentes et à jour. Enfin, la dernière étape consiste à faire, c'est-à-dire à exécuter les tâches en question.

La méthode GTD est souple et peut être personnalisée en fonction des besoins et des préférences de chaque individu. Certaines personnes préfèrent utiliser des applications en ligne, tandis que d'autres préfèrent un système de papier. Quel que soit le système choisi, la méthode GTD vise à aider les gens à rester organisés et à réaliser leurs objectifs.

En conclusion, la méthode GTD est un moyen efficace pour améliorer la productivité et gérer les tâches quotidiennes. En suivant les cinq étapes clés de capturer, clarifier, organiser, réviser et faire, les individus peuvent mieux gérer leur temps, réduire le stress et atteindre leurs objectifs. Il est important de choisir un système qui convienne à son style personnel pour maximiser les avantages de la méthode GTD. 

Pour aller plus loin, rendez vous dans la rubrique les formations en ligne: 

 Mieux s'organiser et communiquer & Apprendre à s'organiser afin d'être efficace et gagner du temps 

>> 🌐 Références: La boite à outils du développement personnel_Laurent Lagarde & magistere.education.fr_Crossknowledge & La semaine de 4H (T.Ferris)

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